Randevu hatırlatma mesajı: ne zaman gönderilir, ne yazılır? (8 örnek)

Randevu hatırlatma mesajı, randevudan 24 saat ve 2 saat önce giden iki kısa yazıdır. Birincisi müşteriye (hasta, danışan) gününü planlama ve gelemeyecekse haber verme fırsatı tanır; ikincisi son dakikada unutanı yakalar. Bu yazıda zamanlamayı, kanal seçimini (SMS mi WhatsApp mı), izni, panelde nasıl kurulduğunu ve 4 sektör + 4 durum için kopyalayabileceğin 8 örnek mesajı anlattık.

İyi bir hatırlatma mesajında ne olmalı?

Mesajı okuyan müşteri (hasta, danışan) üç saniyede şunu anlamalı: kim yazıyor, hangi gün ve saatte bekleniyor, gelemezse ne yapması gerekiyor. Mesaj uzadıkça bu üç bilgi gözden kaçar.

1. Kimden: SMS başlığında işletmenin adı görünsün (NetGSM’de "msgHeader" alanı). Bilinmeyen numaradan gelen mesaj çoğu zaman açılmaz.
2. Kime: Kişinin adıyla hitap et; "Sayın müşterimiz" diye başlayan mesaj kurumsal duruyor ama kişisel değil.
3. Ne zaman: Tarihi açıkça yaz ("15 Ekim 2026 Perşembe, 14:30"); "yarın" gibi göreli ifadeler mesaj gecikmeli okunduğunda yanıltır.
4. Hangi işlem değil: Tanı, tedavi ya da işlem adı yazma. Mesajı yanındaki biri de görebilir; "randevunuz" demek yeterli.
5. Nasıl iptal edilir: İşletme telefonu ya da WhatsApp hattı; haber vermek hiç gelmemekten zor olmasın.

Hatırlatma ne zaman gönderilmeli?

Yaygın ve işe yarayan düzen iki aşamalıdır: bir gün ve iki saat kala. Tek mesaj gönderilecekse bir gün önce gönderilmelidir; çünkü yalnızca bu mesaj, boşalan saati başka birine verecek zamanı bırakır.

SMS mi, WhatsApp mı?

İki kanalın da yeri var; birini tercih etmek diğerini kapatmayı gerektirmez. SMS internet bağlantısı istemez, Türkiye’de her cep telefonuna ulaşır ve varsayılan kanal olarak önerilir. WhatsApp daha ucuz görünür ama kurulumu daha fazla adım ister: işletme hesabı, kalıcı anahtar ve Meta’nın onayladığı bir şablon.

Meta, işletmenin başlattığı WhatsApp mesajını yalnızca önceden onaylı bir şablonla iletir (Meta, WhatsApp Cloud API belgesi). Yani bir hastaya "serbest metin" WhatsApp hatırlatması gönderemezsin; bu Akışta’nın sınırı değil, Meta’nın kuralı. Şablonun gövdesinde tam iki konumsal değişken olur: `{{1}}` tarih (ör. 15.10.2026), `{{2}}` saat (ör. 14:30). Gövde değişkenle başlayıp bitemez; işletmenin adını düz metin olarak yaz.

7 hatırlatma + 1 manuel örnek

İlk 7’si otomatik hatırlatma için biçilmiş kaftan; sonuncusu panelin kendiliğinden göndermediği (iptal/erteleme sonrası) elden gönderilecek bir cevap örneği. Olduğu gibi SMS olarak kullanabilir ya da gövdesini WhatsApp hatırlatma şablonu olarak Meta’ya onaya gönderebilirsin. Değişken yerlerine `{{1}}` ve `{{2}}` yaz; başındaki ve sonundaki metni koru. Telefon numarasını kendi hattınla değiştir.

1 · Güzellik salonu

"Merhaba Ayşe Hanım, {{1}} günü saat {{2}} için cilt bakımı randevunuzu hatırlatıyoruz. Gelemeyecekseniz 0532 XXX XX XX numarasından haber verin. Güzellik Merkezi Oya."

2 · Klinik / muayenehane

"Sayın Mehmet Bey, {{1}} günü saat {{2}} için muayene randevunuzu hatırlatıyoruz. Değişiklik için 0212 XXX XX XX numarasından bize ulaşabilirsiniz. Özel Klinik X."

3 · Diyet / beslenme merkezi

"Merhaba Elif Hanım, {{1}} günü saat {{2}} için kontrol randevunuzda sizi bekliyoruz. Ölçümün doğru olması için gelmeden önce ağır yemek yemeyin. Gelemiyorsanız 0537 XXX XX XX numarasından bildirin. Diyetisyen Deniz."

4 · Pilates / reformer stüdyosu

"Merhaba Zeynep Hanım, {{1}} günü saat {{2}} için reformer dersiniz başlayacak. Gelemiyorsanız dersten en geç 2 saat önce 0533 XXX XX XX numarasından haber verin; iptal etmezseniz ders hakkınızdan düşer. Studio Pilates."

5 · İlk randevu (yeni kişi için adres eklenir)

"Merhaba Ahmet Bey, Diş Polikliniği X’e ilk randevunuz {{1}} günü saat {{2}}. Adres: Örnek Mah. Örnek Cad. No:12/3. Değişiklik için 0212 XXX XX XX. Lütfen 10 dakika önce gelin."

6 · Kontrol / ikinci randevu teyidi (3+ gün sonrası)

"Merhaba Selin Hanım, {{1}} günü saat {{2}} için kontrol randevunuzu teyit ediyoruz. Devam ediyorsak 0533 XXX XX XX numarasını arayıp "evet" diyebilirsiniz; değişiklik için de aynı numara. Klinik Oya."

7 · Kaporası alınmış randevu

"Merhaba Can Bey, {{1}} günü saat {{2}} için fizik tedavi randevunuzu hatırlatıyoruz. Kaporanız online randevu sırasında alındı; kalanı seansta ödeyeceksiniz. Değişiklik için 0532 XXX XX XX numarasından ulaşın. Fizyoterapi Merkezi."

8 · Erteleme sonrası cevap (hatırlatma değil; elden gönderilir)

"Merhaba Berk Bey, {{1}} günü saat {{2}} için randevunuz ertelendi. Yeni saat için 0532 XXX XX XX numarasını arayabilir ya da online randevu sayfamızdan boş saat seçebilirsiniz. Klinik X."

İzin ve ticari ileti farkı

Türkiye’de ticari elektronik iletiler 6563 sayılı Kanun ve İleti Yönetim Sistemi (İYS) ile düzenleniyor (iys.org.tr). Pazarlama ve kampanya içerikli mesajlar için alıcının önceden açık onayı gerekir ve onay/ret İYS üzerinden yönetilir. Randevu hatırlatması pazarlama değildir; işletmenin verdiği hizmetin yürütülmesine ilişkin bir işlem iletisidir ve ayrı ticari onay istemez.

Akışta’da hatırlatma nasıl çalışır?

Randevuyu takvime girdiğin anda 24 saat ve 2 saat önce gönderilmek üzere iki hatırlatma kendiliğinden kurulur; saatleri değiştirilemez. Randevu silinirse, iptal/ertelenir/gelmedi/bitti işaretlenirse, saati değişirse ya da kişinin kartında o kanalın işareti kaldırılırsa gönderilmez; mesajdan hemen önce randevu ve işaret bir kez daha okunur.

• SMS metni sabittir: "Randevu hatırlatma: 2026-10-15 14:30 tarihli randevunuzu unutmayın." Metni işletme değiştiremez; gönderici başlığında kayıtlı NetGSM "msgHeader" görünür.
• WhatsApp metnini şablon belirler: gövdeye sen yazarsın (yukarıdaki 8 örnekten biri), panel yalnızca `{{1}}` tarihi (GG.AA.YYYY) ve `{{2}}` saati (SS:DD) yerleştirir. Şablon kategorisi Utility, dili Türkçe (tr).
• Randevuyu 24 saatten az kala açarsan zamanı geçmiş olan 24 saatlik hatırlatma hemen gider. 2 saatten az kala açılan randevuda ikisi birden gider; bu yüzden randevu girer girmez numarayı ve işareti kontrol et.
• Mesajın gidip gitmediğini ve gitmediyse nedenini Sistem Ayarları › Mesaj Gönderimleri ekranında görürsün. WhatsApp bağlı ama hatırlatma şablonu girilmemişse "Şablon eksik" yazar ve o kanaldan hiç mesaj gitmez.
• "Gönderildi" (WhatsApp) Meta’nın mesajı kabul ettiği anlamına gelir; numara WhatsApp kullanmıyorsa mesaj yine ulaşmayabilir ve panel teslimi göremez. Her müşteriye ulaşmak için SMS’i de bağla.

Mesaj gitmediyse önce buraya bak

1. Entegrasyon hazır mı? NetGSM için kullanıcı adı, şifre ve "msgHeader" dolu; WhatsApp için token, Phone Number ID ve "Hatırlatma şablonu adı" dolu. Eksik alan varsa Mesaj Gönderimleri "Şablon eksik" ya da "Entegrasyon aktif değil" der.
2. Hastanın numarası ve işareti doğru mu? Kart › Randevu hatırlatmaları: SMS/WhatsApp işareti; WhatsApp yalnızca +90’lı cep numarasına gider, sabit hatta ve artısız yabancı numaraya kuyruk yazılmaz.
3. Randevunun durumu nedir? İptal, gelmedi, ertelendi, bitti, onay bekliyor ya da ödeme bekliyor olan randevuya hatırlatma kurulmaz.
4. Şablonun Meta’da onayı ne durumda? WhatsApp Manager › Mesaj şablonları: durumu "Onaylandı" mı, adı ve dili panelde yazdığınla aynı mı, gövdede tam `{{1}}` ve `{{2}}` var mı?
5. Hata düzeldiyse yeniden gönder: Mesaj Gönderimleri’nde başarısızları seç, "Yeniden gönder"e bas. Saati geçmiş, tarihi değişmiş ya da silinmiş randevular ve şablonsuz WhatsApp mesajları atlanır; panel kaçının neden atlandığını yazar.

Nereden başlamalı?

Önce SMS’i bağla; yeni kayıtta SMS işareti varsayılan olduğu için başka bir ayar gerekmez. İsteyene WhatsApp için Meta’da hatırlatma şablonu açıp onaylat, adını panele yaz ve kendi numarana deneme gönder. Sonra haftada bir Mesaj Gönderimleri ekranında başarısız kalan var mı diye bak; fiyatlar sayfası ve SSS, kurulumla ilgili diğer soruları cevaplar.

Hatırlatma, gelmeyen randevuyu azaltmanın en ucuz adımıdır; ama tek başına yetmez. Gelmeyen hastanın nedenleri ve 6 çözüm yazısında bekleme listesinden kaporaya kadar diğer önlemleri de anlattık. Yıllık kaybını lira olarak görmek istersen gelmeyen hasta maliyeti hesaplayıcı kendi oranınla hesabı çıkarır.

Sık sorulanlar