Gelmeyen hasta maliyeti hesaplama
Randevusuna gelmeyen hastaların sana yılda kaça mal olduğunu gör. Hatırlatma senaryosunu kendi tahmininle kur, geri kazanımı yan yana karşılaştır.
Kliniğin
Muayene, işlem ya da seans ücreti ortalaması
Bilmiyorsan son bir ayın defterine bak
Hatırlatma senaryosu
Bunu sen belirliyorsun — aşağıdaki not önemli
Bu bir senaryo, vaat değil. Otomatik hatırlatmanın gelmeme oranını ne kadar düşüreceği kliniğe, hasta profiline ve mesajın zamanlamasına göre değişir. Buraya kendi tahminini yaz; sana bir oran dayatmıyoruz. Gerçek etkisini ancak kendi verinle ölçebilirsin.
Şu anki kaybın
Yılda 562 randevu boşa gidiyor. Bu, tam 31 iş gününe denk — yaklaşık 6 hafta kapalı kalmışsın gibi.
Hatırlatma sonrası
Ayda 19 randevu kurtarılmış olurdu.
Gelmeyen hasta neden bu kadar pahalı?
Kliniklerde gelmeyen hastanın maliyeti çoğu zaman hafife alınıyor, çünkü kayıp görünmez: kasadan para çıkmıyor, sadece girmesi gereken para girmiyor. Oysa o saatin maliyeti aynen devam ediyor — kira işliyor, personel maaşı işliyor, hekim orada bekliyor.
Asıl acı verici tarafı şu: o saat için başka bir hastayı geri çevirmiş olabilirsin. Yani kayıp tek katmanlı değil; hem gelmeyen hastanın geliri gidiyor, hem de yerine gelebilecek hastanın.
Rakam neden bu kadar büyük çıkıyor?
Çünkü küçük bir oran, yıl boyunca birikiyor. Günde 18 randevu alan ve haftada 5 gün çalışan bir klinik yılda yaklaşık 4.700 randevu yapıyor. Gelmeme oranı %12 ise bu, yılda 560 boşa giden randevu demek. Randevu başına ortalama 900 ₺ geliriniz varsa kayıp yarım milyon lirayı geçiyor.
Hesaplayıcı bu kaybı ayrıca iş günü cinsinden de gösteriyor — çünkü "yılda şu kadar hafta kapalı kalmışsın gibi" cümlesi, rakamdan daha çok şey anlatıyor.
Gelmemeyi azaltmanın yolları
Hatırlatma gönder. Hastaların çoğu kasten gelmiyor değil, unutuyor. Randevudan 24-48 saat önce gönderilen bir mesaj hem hatırlatıyor hem de gelemeyecek olana iptal etme fırsatı veriyor — ki bu senin için o saati doldurma şansı demek.
İptali kolaylaştır. Ters gelebilir ama iptali zorlaştırmak gelmemeyi artırıyor. Aramaya çekinen hasta hiç haber vermiyor. Tek tıkla iptal edilebilen bir bağlantı, sana en azından o saati kurtarma imkânı bırakıyor.
Bekleme listesi tut. Boşalan saati doldurabilmek için o saate uygun hastaların hazır olması gerekiyor. Liste yoksa iptal gelen saat büyük ihtimalle boş kalıyor.
Tekrar edenleri ayırt et. Sürekli gelmeyen küçük bir grup genelde kaybın büyük kısmından sorumlu oluyor. Bu hastalar için ön ödeme istemek ya da randevuyu teyitli vermek yaygın bir uygulama.
Önce ölç
Bu araçtan çıkan sayının değeri, girdiğin gelmeme oranının gerçekliğine bağlı. Tahminle doldurursan sonuç da tahmin olur. Son bir ayın defterine bakıp gerçek oranı çıkarmak birkaç dakika sürer ve her şeyi değiştirir.
Akışta panelinde randevu durumları kayıt altında tutulduğu için bu oran zaten hesaplanabiliyor; gelmeyen hasta sayısını ay ay görebiliyorsun. Otomatik WhatsApp ve SMS hatırlatması da panelde hazır — kaç kişiye gittiğini ve sonucu aynı yerden takip ediyorsun.
Sık sorulanlar
- Gelmeme oranımı bilmiyorum, ne yazayım?
- Son bir ayın randevu defterine bak: kaç randevu yazıldı, kaçına gelinmedi. Oranı çıkarmak birkaç dakika sürer ve bu araçtan alacağın sonucu gerçek yapan tek şey bu sayı. Tahminle doldurursan sonuç da tahmin olur.
- İptal ile gelmemek aynı şey mi?
- Değil. Önceden haber verilen iptalde o saati doldurma şansın var; gelmemede yok. Bu hesapta yalnızca haber verilmeden gelinmeyen randevuları saymak daha doğru sonuç verir.
- Hatırlatma gelmeme oranını gerçekten düşürür mü?
- Genelde düşürüyor, ama ne kadar düşüreceği kliniğe, hasta profiline ve mesajın zamanlamasına göre değişiyor. Bu yüzden araçta sana bir oran dayatmıyoruz — kendi tahminini giriyorsun. Gerçek etkiyi ancak kendi verinle, öncesi-sonrası karşılaştırarak ölçebilirsin.
- Hatırlatma ne zaman gönderilmeli?
- Yaygın yaklaşım iki aşamalı: randevudan 24-48 saat önce bir hatırlatma, birkaç saat kala kısa bir tane daha. İlk mesaj hastaya iptal etme ve o saati boşaltma fırsatı verir; bu da senin için ikinci bir kazanç.
- Boşalan saati nasıl doldururum?
- Bekleme listesi tutmak en pratik yolu: o saate uygun hastalar hazır beklerken bir iptal geldiğinde hemen teklif edilebiliyor. Akışta bunu otomatikleştiren bir özellik üzerinde çalışıyor.