Diyetisyen danışan takip formu: hangi bilgiler, hangi ölçümler tutulmalı?

Diyetisyen danışan takip formu iki parçadan oluşur: ilk görüşmede bir kez doldurulan danışan bilgi formu ve her kontrolde bir satır eklenen ölçüm tablosu. Bilgi formunda iletişim, boy, başlangıç ve hedef kilo, kronik hastalık, ilaç ve alerji durur; ölçüm tablosunda tarih, kilo, vücut analizi ve çevre ölçüleri.

Diyetisyen danışan takip formu hangi iki parçadan oluşur?

İki parça aynı danışan dosyasında durur ama farklı işe yarar. Tek kâğıtta tutulunca ölçümler sayfanın kenarına sıkışır, hangi kilonun hangi tarihe ait olduğu kaybolur; ayrı tutarsan aylar sonra bile değişimi tek bakışta okursun.

Diyetisyen danışan bilgi formunda neler olmalı?

Bilgi formunun ölçüsü basit: her alanın bir kullanım amacı olmalı. Kullanmayacağın bilgiyi sormak formu uzatır, danışanı yorar ve korumakla yükümlü olduğun veriyi büyütür.

Tahmini enerji ihtiyacı yaş, cinsiyet, boy ve kiloyla hesaplanır; kalori ve makro hesaplayıcı bu dört bilgiye aktivite düzeyini ekleyerek tahmini bir ihtiyaç çıkarır. Beslenme alışkanlıkları ve öğün düzeni gibi anamnez soruları senin mesleki alanın; bu yazı yalnızca formun düzenini anlatıyor.

Gerekçesi yoksa sorma

T.C. kimlik numarası, açık adres, meslek ya da medeni durumu ancak somut bir gerekçen varsa sor; örneğin fatura için gerekiyorsa. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 4. maddesi, verinin işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasını genel ilkeler arasında sayar.

Diyetisyen ölçüm tablosu: kopyalanabilir şablon

Ölçüm tablosunda her kontrol bir satır, her ölçüm bir sütundur. Kâğıtta da Excel’de de aynı yapıyı kullanabilirsin.

• Tarih her satırda olsun. Tarihsiz ölçüm, değişimi okumayı imkânsız kılar.
• Vücut analizi cihazından ne alıyorsan onu yaz: yağ, kas, su oranı, metabolizma yaşı. Cihazın vermediği sütunu çıkar.
• Çevre ölçülerinden yalnızca gerçekten aldıklarını tabloya koy; hep boş kalan sütun tabloyu okumayı zorlaştırır.
• Not sütununa o günün kısa bağlamını yaz (ör. “ölçüm akşam alındı”).

Kontrol randevusunu takvime bağlamak

Ölçüm tablosu ancak kontroller aksamadan yapılırsa dolar; en kolayı, bir sonraki görüşmeyi danışan çıkmadan takvime yazmak. Kontroller düzenli aralıklıysa Akışta’da hepsini baştan planlayabilirsin:

1. Takvimde Yeni randevu oluştura (dar ekranda Randevu Ekle) bas; hizmeti, diyetisyeni, odayı, ilk tarihi ve saati seç.
2. Tekrarlı randevuyu aç ve tekrar aralığını seç: Her hafta, İki haftada bir ya da Her gün.
3. Toplam seans kutusuna açılacak randevuların toplam sayısını yaz (hafta sayısını değil) ve randevu günlerini işaretle.
4. Sonraki adımlarda danışanı seç, özeti kontrol et ve Randevuyu Oluştura bas. Bütün kontroller takvime tek seferde düşer.

Örnek: ilk kontrol bir salı günü, aralık İki haftada bir, gün yalnızca salı, toplam 6 seans. Panel iki haftada bir salı günlerine 6 randevu açar; sonuncusu ilk kontrolden 10 hafta sonradır. Aylık tekrar seçeneği yok; ayda bir görüştüğün danışanın sonraki randevusunu her görüşmenin sonunda ayrı açarsın.

SMS ya da WhatsApp bağlantın kuruluysa ve danışanın kartında o kanal işaretliyse, panel her randevudan 24 saat ve 2 saat önce kısa bir hatırlatma gönderir; randevuyu bu sürelerden daha yakına açarsan o hatırlatma hemen gider. SMS metni sabittir; yalnızca tarih ve saati yazar, sağlık bilgisi içermez. WhatsApp’ta Meta’da onaylattığın şablon gider, panel ona tarih ve saati yerleştirir. Hatırlatma randevu açıldığı anda, o anki bağlantıya ve danışanın kartındaki işarete göre kurulur: bağlantıyı (WhatsApp’ta şablonu) kurmadan ya da kanalı karta işaretlemeden önce açtığın kontroller için o kanaldan hatırlatma kendiliğinden kurulmaz.

Gelmeyen danışanı da kayda geçir. Saati geçmiş ama kapatılmamış randevu varsa takvimin üstünde Gün sonu düğmesi çıkar; açılan pencerede her randevuyu Geldi, Gelmedi ya da İptal olarak kapatırsın. Son 180 günde gelmeme geçmişi belirgin olan danışana yeni randevu açarken panel kaç kez gelip gelmediğini yazan bir uyarı gösterir. Program satışında Gelmedi işaretli randevu seans düşürmez.

Kontrollerin geçmişi danışan kartının Randevular sekmesinde birikir: her görüşmenin hizmeti, tarihi, diyetisyeni, odası, ücreti ve durumu.

Akışta’da danışan kartı ve Ölçüm & İlerleme

Kâğıt formun iki parçası Akışta’da danışan kartında birleşir: bilgi formu kartın alanlarında, ölçüm tablosu Ölçüm & İlerleme sekmesinde durur. Kayıtta merkez türü olarak Kilo kontrol merkezini seçtiğinde karta beş hazır alan gelir: boy, başlangıç kilosu, hedef kilo, kronik hastalıklar ve kullandığı ilaçlar.

1. Danışanı Danışanlar › Yeni Müşteri ile kaydet ya da kartındaki Düzenle ile aç. Boy, başlangıç kilosu ve hedef kilo alanlarını doldur; dolu alanlar kartın başında görünür. Randevu hatırlatmaları bölümünde SMS işaretli gelir, danışan istemezse kaldır; WhatsApp’ı yalnızca danışan isterse işaretle. Kampanya ve duyuru onayı boş gelir; yalnızca danışan açıkça kabul ettiyse işaretle.
2. Alerji için hazır alan yok. Ayarlar › Dinamik Alanlar › Yeni Alan Ekle ile “Alerji ve intolerans” adında, tipi Uzun Metin olan bir alan oluştur; alan bundan sonra kayıt ve düzenleme formunda çıkar.
3. Kartta Ölçüm & İlerleme sekmesine geç ve Ölçüm Ekleye bas. Tarih zorunlu; kilo, yağ oranı, kas, su oranı, metabolizma yaşı ve bel, kalça, göğüs, kol, bacak çevrelerinden (kol ve bacak için sağ/sol ayrı alan da var) elindekileri gir.
4. Kaydete bas. Sekmenin üstündeki dört kutu güncel kiloyu (son ölçüme göre farkıyla), toplam değişimi, BMI’yi ve hedefe kalan kiloyu gösterir.
5. İkinci ölçümden sonra kilo değişim grafiği çizilir; altındaki Ölçüm Geçmişi tablosunda bütün ölçümler en yenisi üstte durur.

Kontrol görüşmelerini ya da diyetle birlikte verilen dersleri program olarak sattıysan, aynı kartın Satış Programlar sekmesinde toplam ve tamamlanan seansı, ödenen ve kalan tutarı görürsün. Randevunun hizmeti programda varsa, randevu Bitti olarak işaretlenince programdan bir seans düşer.

Panelin yapmadığını da bil: Akışta’da diyet listesi ya da beslenme programı hazırlama bölümü yok. Listeyi kendi yönteminle hazırlarsın; panel danışan bilgisini, ölçümleri, randevuları ve tahsilatı tutar. Diyet merkezi için kurulan panelin anlatımını danışan takip programı sayfasında, özellikleri başlık başlık Akışta özellikleri sayfasında bulabilirsin.

Sağlık verisi ve KVKK: formu tutarken dikkat edilecekler

Kronik hastalık, ilaç ve alerji bilgisi sağlık verisidir; diyet takibindeki kilo ve vücut analizi ölçümleri de sağlıkla ilgili bilgi sayılabilir. 6698 sayılı Kanun’un 6. maddesi sağlık verisini özel nitelikli kişisel veri sayar ve işlenmesini maddede sayılan şartlara bağlar. Madde 7499 sayılı Kanunla değişti (1 Haziran 2024’te yürürlüğe girdi); güncel metin Mevzuat Bilgi Sistemi’nde.

Açık rıza bu şartlardan biridir. Kanun başka şartlar da sayar; örneğin işlemenin, sır saklama yükümlülüğü altındaki kişilerce koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetleri için gerekli olması. Hangi şartın senin işletmene uyduğu, durumuna göre değerlendirilmesi gereken bir sorudur.

Kanun ayrıca özel nitelikli veride Kurul’un belirlediği yeterli önlemlerin alınmasını ister. Kişisel Verileri Koruma Kurulu 2018/10 sayılı kararında bu önlemleri sıralar; aralarında ayrı bir veri güvenliği politikası, bu veriye erişen çalışanlara eğitim ve gizlilik sözleşmesi, erişim yetkisinin kapsamının ve süresinin tanımlanması, yetkilerin düzenli kontrolü var. Güncel anlatım Kurum’un Şubat 2025’te yayımladığı Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Rehber’de.

Günlük işte beş önlem

• Erişimi daralt. Danışan kartlarını kimin göreceğini Ayarlar › Kullanıcı & Yetkiler › Roller bölümünde belirle. Müşteriler yetkisi Erişim Yok, Sadece Görüntüleyebilir ya da Müşteri Ekle/Düzenle/Sil olarak verilir; ölçüm girmek ve kartı düzenlemek yalnızca sonuncusuyla olur.
• İz bırak. Her çalışan kendi hesabıyla girsin; danışan kaydını kimin oluşturduğu ya da bilgilerini kimin değiştirdiği İşlem Loglarında görünür. Kartı görüntülemek ve ölçüm girip silmek kayda geçmez.
• Dışa aktarılan dosyaya dikkat et. Danışan listesindeki Excel Aktar, kart alanlarını da (kronik hastalık ve ilaç dahil) CSV dosyasına yazar. Dosyayı ortak bilgisayarda ya da mesajlaşma grubunda bırakma.
• Mesaja sağlık bilgisi yazma. SMS hatırlatması yalnızca tarih ve saat içerir; WhatsApp şablonunda, kampanyada ya da elle gönderdiğin mesajlarda da danışanın kilosuna ve sağlık durumuna değinme.
• Kâğıt formu kilitle. Kâğıtla devam ediyorsan dosyaları kilitli dolapta tut, masada açık bırakma.

Panel yetki, işlem kaydı, hatırlatma izni ve kampanya onayı alanları gibi araçlar sunar; uyumun sorumluluğu veri sorumlusu olan işletmededir. Kampanya onayında da onayı İYS’ye yüklemek, ret yolu sunmak ve onayı ispat etmek işletmenin işidir.

Sık sorulanlar

Danışan takip formu kâğıtta mı, programda mı tutulmalı?

İkisi de olur; önemli olan her danışanda aynı yapıyı kullanmak. Kâğıtta değişimi elle hesaplarsın, programda hesap kendiliğinden çıkar.

Akışta BMI’yi nasıl hesaplıyor?

Son ölçümdeki kiloyu, danışan kartındaki boyun metre cinsinden karesine böler ve bir ondalığa yuvarlar.

Kontrol listesi: formu bu hafta kur

1. Bilgi formunu yukarıdaki alanlarla sınırla; hatırlatma kanalını ve kampanya onayını ayrı sor.
2. Ölçüm tablosunun sütunlarını belirle ve her danışanda aynı sırayı kullan.
3. Her görüşmenin sonunda bir sonraki kontrolü takvime yaz.
4. Gelmeyen danışanı günün sonunda işaretle.
5. Sağlık verisine kimin erişeceğini belirle ve dışa aktarılan dosyaları koru.