Pilates ders takip çizelgesi: ders hakkı, üyelik süresi ve grup dersleri

Pilates ders takip çizelgesi, her üyenin aldığı paketi, kalan ders hakkını ve üyeliğinin ne zaman biteceğini tek satırda gösterir. Çizelgenin temeli yedi sütundur: üye, paket, toplam ders, kullanılan, kalan, ilk ders tarihi ve bitiş. Çizelgeyi asıl sağlam yapan ise sütunlar değil, gelmeyen ders, iptal ve dondurma için baştan yazılmış kurallardır.

Pilates ders takip çizelgesinde hangi sütunlar olmalı?

Çizelgeyi kâğıtta, Excel’de ya da bir programda tutabilirsin; sütunlar aynıdır. Aşağıdaki şablon yedi temel sütuna iki yardımcı sütun ekler: gelmediği ders ve not. Kopyalayıp kendi paketlerinle doldurabilirsin.

• Kalan = toplam ders − kullanılan. Elle yazıyorsan her ders sonunda iki hücreyi birden güncelle.
• İlk ders boşsa üye paketi almış ama başlamamıştır; bitiş tarihini ilk ders günü yaz.
• Gelmediği ders sütunu hak düşmese de tutulmalı: üç ya da dört gelmeme, üyeyle konuşma zamanının geldiğini gösterir.
• Not sütununa dondurma tarihlerini ve paket değişikliklerini yaz; aylar sonra “neden uzadı” sorusunun cevabı burada olur.

Ders hakkı kuralları: gelmeyen ders, iptal ve dondurma

Çizelgedeki tartışmaların çoğu üç sorudan çıkar: gelinmeyen ders haktan düşer mi, son dakika iptali ne olur, üyelik dondurulabilir mi? Bu soruların tek doğru cevabı yok; önemli olan cevabı satıştan önce yazılı söylemek ve herkese aynı biçimde uygulamak.

Kuralın “gelmeyen ders yanar” ise bunu bil: Akışta gelinmeyen dersi paketten kendiliğinden düşürmez; kalan hak panelde senin kuralına göre olması gerekenden fazla görünür. Yanan dersleri çizelgenin not sütununa yaz. Gelmeyen üyenin randevusunu yine Gelmedi diye işaretle: birden çok kez gelmeyen ya da az randevusu olup gelmeyen üyenin yanında Aktif Danışanlar listesinde son 180 gündeki gelmeme sayısı rozet olarak görünür.

Üyelik süresi ne zaman başlar?

Süreyi satış gününden değil, ilk dersten başlatmak üye için daha anlaşılır olabilir: paketi kampanyada alıp iki hafta sonra başlayan üye süresinden kaybetmez. Akışta’da süre program şablonunda gün, hafta ya da ay olarak tanımlanır ve o programın ilk tamamlanan seansında başlar. Satışta istersen sabit bir bitiş tarihi de verebilirsin.

Dondurmayı nasıl kaydedersin?

Dondurma için panelde ayrı bir düğme yok. Üye iki hafta ara verecekse Aktif Danışanlar ekranında paketin satırındaki Bitişi değiştir düğmesine bas; bitiş sütunundaki tarihe ara süresini ekleyip Sabit bitiş tarihi olarak yaz ya da geçerlilik süresini uzat (düğmeyi ödeme yönetme yetkisi olan görür). Değişiklik İşlem Logları’na yazılır; çizelgenin not sütununa da tarihleri ekle.

Bitiş tarihi bir kilit değil, bir durum etiketidir: süresi dolmuş pakette ders kalmışsa panel o paketten seans düşürmeye devam eder. Ders, aynı hizmetin en eski satılan paketinden düşer ve randevuda hangi paketten düşeceğini seçemezsin. Bu yüzden süresi dolmuş ama dersi kalmış üyeye yeni paket satacaksan, eski derslerin önce kullanılacağını satışta konuş.

Grup dersi ve reformer: aynı saatte birden çok üye

Bir grup dersi, katılan her üyenin hakkından bir ders düşürür. Çizelgede bunu her üyenin satırında ayrı ayrı işlemen gerekir; panelde ise her üye için ayrı bir randevu açılır ve her biri kendi programından düşer.

1. Takvimde dersin saatine ilk üyeyi yaz: hizmet, diyetisyen (eğitmen), oda, tarih ve saat.
2. Diğer üyeleri o randevunun penceresindeki Bu seansa kişi ekle ile ya da takvimdeki grup kartının + düğmesiyle ekle; saat, diyetisyen (eğitmen), oda ve hizmet hazır gelir.
3. Aynı saatte başlayıp aynı süren randevular takvimde tek kartta alt alta durur; kartta kaç kişi olduğu yazar.
4. Ders bitince her üyenin randevusunu Bitti ya da Gelmedi olarak işaretle. Saati geçmiş ama kapatılmamış dersleri takvimin üstündeki Gün sonu düğmesiyle tek pencerede kapatabilirsin.

Üye her hafta aynı saatte geliyorsa randevuları tek tek açma. Danışan kartındaki Randevu planla ile pencereyi aç; programı varsa Paketindeki hizmetler kısmı kalan hakkı “6 boş hak (4 planlı)” gibi gösterir. Sonra Tekrarlı randevuyu aç, aralığı (her hafta, iki haftada bir ya da her gün) ve günleri seç, Toplam seansa boştaki hak kadar sayı yaz.

Bitecek paketleri her hafta görmek

Yenileme konuşması, paket bittikten sonra değil, bitmeden önce yapılır. Çizelgede bunun için bitiş sütununa göre sıralama yaparsın; Akışta’da Aktif Danışanlar ekranı aynı işi hazır süzgeçlerle yapar.

• 7 gün içinde düşecek: süresi bir hafta içinde bitecek üyeler. Haftalık arama listen budur.
• Pasif · seansı kalan: süresi dolmuş ama pakette dersi kalmış üyeler; geri kazanmak için önce bunları ara.
• Başlamadı: paketini alıp o paketten henüz hiç derse gelmeyenler.
• Satırlarda paket, ilk seans, bitiş, kullanılan/toplam seans ve son geliş görünür; kalan borç tutarını yalnızca tahsilat yetkisi olanlar görür. Excel Aktar seçili süzgece ve aramaya uyan bütün satırları CSV olarak indirir.

Takvimde de ipucu var: ders Bitti işaretlenince kartında “4/12” gibi bir rozet çıkar ve dersin paketteki sırasını gösterir. Programın son dersi bitince rozet sarıya döner (geniş kartta “Son” da yazar). Yaklaşan derslerde rozet görünmez; yenilemeyi önceden konuşmak için 7 gün süzgecini, Aktif Danışanlar’daki “kaldı” sayısını ya da randevu penceresindeki Müşteri Paket Durumu kutusunu kullan.

Akışta’da ders paketi takibi adım adım

Kâğıt çizelgedeki satırın karşılığı panelde danışan kartındaki programdır: toplam ve tamamlanan seans, ödenen tutar ve kalan ödeme orada durur. Kurulum ve günlük kullanım beş adımdır.

1. Program & Seans › Paket Şablonları › Yeni Paket Şablonu Oluştur: ad (ör. “8 Ders Reformer”), geçerlilik süresi (gün, hafta ya da ay) ve fiyatı yaz; Paket İçerik Oluşturucu bölümünde reformer hizmetini seç, seans sayısını yaz, Ekle düğmesine bas, sonra Şablon Oluştur’a bas.
2. Program & Seans › Aktif Paket Satışları › Yeni Paket Satışı Yap: danışanı ve programı seç. Süre şablondan gelir; istersen bu satış için değiştir ya da sabit bitiş ver. Alınan peşinatı gir ve Satışı Kaydet düğmesine bas.
3. Dersleri takvime yaz (gerekirse tekrarlı randevuyla). Randevunun hizmeti programdaki hizmetle aynı olmalı; seans aynı hizmetin programından düşer.
4. Ders bitince randevuyu Bitti yap; programdan bir seans düşer. Gelmedi, İptal ve Ertelendi seans düşürmez.
5. Danışan kartının Satış Programlar sekmesinde toplam ve tamamlanan seansı, ödenen tutarı ve kalan ödemeyi gör.

Üyenin bilgi formunu ve ölçümlerini de tutuyorsan diyetisyen danışan takip formu yazısındaki şablonlar pilates için de işe yarar. Paket mantığı güzellik salonlarındaki kürle aynı; seans takip formu yazısı seansın hangi durumda düştüğünü ayrıca anlatıyor. Diyet ve sağlıklı yaşam merkezleri için panelin tamamını danışan takip programı sayfasında, bütün özellikleri Akışta özellikleri sayfasında, paketleri fiyatlar sayfasında bulabilirsin.

Kontrol listesi: çizelgeyi bu hafta kur

1. Paketlerini listele: kaç ders, hangi hizmet, kaç gün ya da hafta geçerli.
2. Gelmeyen ders, son dakika iptali ve dondurma kuralını bir kâğıda yaz ve satışta üyeye söyle.
3. Her üye için çizelgeye bir satır aç; ilk ders tarihini ve bitişi yaz.
4. Her ders sonunda geleni ve gelmeyeni işaretle.
5. Grup derslerinde kontenjanı reformer sayısına göre kontrol et.
6. Her hafta süresi 7 gün içinde bitecek üyeleri ara.