Seans takip formu: lazer ve cilt bakımı kürlerinde kalan seans nasıl tutulur?

Seans takip formu, satılan her kürün kaç seansının yapıldığını, kaç seansının kaldığını ve ne zamana kadar geçerli olduğunu tek sayfada tutar. Formun üç parçası olur: üstte kürün bilgisi, ortada her randevu için bir satır, altta ödemeler. Formu doğru tutan şey ise baştan konmuş kuraldır: hangi durumda seans düşer, hangisinde düşmez.

Seans takibinde kaybolan dört bilgi

Defterde ya da kartın arkasında tutulan kür kaydında şu dört bilgi kolayca kaybolur:

• Kalan seans: Müşteri "kaç seansım kaldı?" diye sorduğunda sayfaları geriye doğru saymak gerekir ve her sayım aynı sonucu vermeyebilir.
• Ödenen ve kalan tutar: Peşinat bir yerde, sonraki taksit başka yerde yazılıdır; kürün ne kadarının ödendiği bir bakışta görünmez.
• Geçerlilik süresi: Kürün ne zaman başladığı yazılmadıysa ne zaman biteceği de tartışmaya açıktır.
• Gelmeyen seans: "Gelmedi" ile "geldi" aynı sütuna yazılırsa hangi seansın düştüğü sonradan anlaşılmaz.

Kâğıt seans takip formu: hangi sütunlar olmalı?

Formu A4’e yazdırıp süren her kür için bir sayfa açabilirsin. Lazer epilasyon seans takip formu ile cilt bakımı kürünün formu aynıdır; yalnızca kürün adı ve seans sayısı değişir. Cilt tipi, alerji gibi kalıcı bilgiler bu formun değil, müşteri kartının konusudur.

Seans ne zaman düşer? Gelmedi, iptal ve ertelendi kuralı

Kuralı satış anında müşteriye söyle ve formun altına yaz. Aşağıdaki tablo Akışta panelinin uyguladığı kuraldır; kâğıtta da aynısını uygularsan ileride panele geçtiğinde eski ve yeni sayım aynı çıkar.

Bazı salonlar haber vermeden gelmeyen müşterinin seansını yakmayı seçer. Bu bir işletme kararıdır; hangisini seçersen seç, kural yazılı olsun ve her müşteriye aynı uygulansın.

Akışta’da seansı düşüren tek durum Bitti’dir; gelmeyen müşterinin seansını yakmak için ayrı bir seçenek yok. Randevuyu yalnızca seans düşsün diye "Bitti" yaparsan müşteri raporlarda, son geliş tarihinde ve prim hesabında gelmiş gibi görünür. "Gelmedi" işaretlemek ise bilgiyi korur: son 180 günde gelmemesi tekrarlayan müşteriye yeni randevu açarken uyarı çıkar.

Geçerlilik süresi ilk seansta başlar

Kürün süresini satış gününden başlatırsan, kürü alıp iki hafta sonra başlayabilen müşteri o iki haftayı kaybeder. Süreyi ilk seanstan başlatırsan bu kayıp olmaz ve kuralı tek cümleyle anlatırsın: "Kür, ilk seansından itibaren dört ay geçerli."

Örnek: Dört ay geçerli bir lazer kürü 28 Ağustos’ta satıldı, ilk seans 12 Eylül’de yapıldı. Son geçerlilik tarihi 12 Ocak olur. Bu iki tarihi formun üst kısmına yaz; süre dolduğunda kalan seanslara ne olacağını da satışta konuş.

Panel de aynı kuralı uygular: şablona girilen süre, müşterinin kürden tamamlanan ilk seansının gününde başlar ve hesaplanan bitiş tarihi Aktif Müşteriler listesinde ilk seans tarihinin yanında görünür. Belirli bir güne kadar geçerli bir kampanya kürü sattıysan satışta Sabit Bitiş verebilirsin; sabit tarih, hesaplanan sürenin önüne geçer.

Bu kuralın bir sonucu var: hiç başlanmayan kürün süresi de başlamaz. Kürü alıp hiç gelmeyen müşteriler Aktif Müşteriler’deki Başlamadı süzgecinde toplanır; onları da ara.

Panelde seans takibi: kür şablonu, satış ve takvim

Kâğıt form işini görür ama her seanstan sonra elle güncellenmesi gerekir ve yalnızca dosyanın durduğu yerde okunur. Bir seans takip programı aynı formu senin yerine tutar: seans, randevu Bitti işaretlendiğinde kendiliğinden düşer. Akışta’da bu iş dört adımdır.

1. Kür şablonunu bir kez tanımla

1. Kür & Paket Satışı › Paket Şablonları › Yeni Paket Şablonu Oluştur’a bas.
2. Kürün adını yaz (ör. "8 Seans Lazer Kürü"), geçerlilik süresini (sayı + gün, hafta ya da ay) ve fiyatı gir.
3. Paket İçerik Oluşturucu’da hizmeti seç, seans sayısını yaz ve ekle. Bir kürde birden fazla hizmet olabilir.
4. Şablon Oluştur’a bas. Şablonu sonradan değiştirmek, daha önce satılmış kürlerin fiyatını, seanslarını ve süresini değiştirmez.

2. Kürü müşteriye sat

1. Aktif Paket Satışları › Yeni Paket Satışı Yap’a bas, müşteriyi ve kürü seç.
2. Geçerlilik süresi şablondan gelir; bu satış için değiştirebilir ya da Sabit Bitiş verebilirsin.
3. Alınan peşinatı gir; kalan tutar kendiliğinden hesaplanır. Satışı Kaydet’e bas.

3. Seansı takvimden düşür

Randevuyu kürdeki hizmetle aç. Müşteri gelip işlem bitince randevuyu Bitti yap ya da günün sonunda Randevu Takvimi üstündeki Gün sonu penceresinde Geldi seç. Seans, müşterinin o hizmetteki açık kür seansından düşer; aynı hizmette iki kürü varsa önce eski satıştan. Satış ekranından seans düşülmez, bu yüzden kalan seansı kimsenin elle sayması gerekmez.

Seansı düşen randevunun takvim kartında 3/8 gibi bir rozet çıkar: o randevu kürün kaçıncı seansıydı. Kürün son seansında rozet sarıya döner ve "Son" yazar; kürde borç kaldıysa kartta cüzdan simgesi de görünür. Randevuya tıklayınca açılan pencerede müşterinin süren kürleri, yapılan ve kalan seans sayısı ve borcuyla listelenir; satışta sabit bitiş verdiysen son geçerlilik tarihi de yazar.

4. Kalan seansı müşteri kartında gör

Müşteri telefonda "kaç seansım kaldı?" diye sorduğunda Müşteriler ekranından kartını aç ve Satış Kürler sekmesine geç. Her kür için toplam ve tamamlanan seans, ödenen tutar, kalan ödeme ve seansların tek tek durumu (Tamamlandı, Bekliyor) görünür.

Ödenmiş ama kullanılmamış seanslar: geri kazanım listesi

Kâğıt formun en zayıf yeri, gelmeyi bırakan müşteriyi göstermemesidir: form dosyada durur, biri açıp bakmadıkça kimse fark etmez. Oysa parası alınmış ama kullanılmamış her seans, konuşulmamış bir müşteri sorunu ve kaçabilecek bir yenileme satışıdır. Kâğıtta çalışıyorsan haftada bir bütün formları elden geçir; son satırının üzerinden normal seans aralığının iki katı geçmiş kürleri bir arama listesine yaz.

Panelde bu listeler hazır:

• Aktif Müşteriler ekranındaki "7 gün içinde düşecek" süzgeci kürünün süresi bitmek üzere olanları, "Pasif · seansı kalan" süzgeci süresi geçtiği hâlde seansı kalanları listeler.
• Rapor & Prim › Paket & Borç ekranındaki Paket geri kazanım listesi, kürde bekleyen seansı olan müşterileri son gelişleriyle gösterir; hiç gelmeyenler ve en uzun süredir gelmeyenler en üsttedir.

Bu hafta ne yapmalı?

1. Formu yazdır ya da bir tabloya kopyala; süren her kür için bir sayfa aç, kalan seansları ve alınan ödemeleri bugünkü hâliyle yaz.
2. "Seans ne zaman düşer" kuralını formun altına yaz ve yeni satışlarda müşteriye söyle.
3. Her kürün ilk seans tarihini ve son geçerlilik tarihini doldur.
4. Haftada bir gün seç; seansı kalan ama gelmeyen müşterileri o gün ara.

Kür sayısı arttıkça ve aynı müşteriye birden fazla uzman baktıkça formu elle tutmak zorlaşır. Panelde kür takibinin randevu ve raporlarla nasıl bağlandığını Akışta özellikleri sayfasında, hesap açmaktan ilk randevuya kadar olan kurulum adımlarını nasıl çalışır sayfasında bulabilirsin.

Sık sorulanlar

Lazer epilasyon seans takip formunda seans aralığı yazılmalı mı?

Seans aralığına uzman, müşterinin durumuna göre karar verir; formda bunun için ayrı bir kural yazmana gerek yok. Bir sonraki randevunun tarihini "Not" sütununa yazmak yeterli. Sonraki randevuyu seans biterken açmak, aralığı takvimde de görünür tutar.

Seans takibi Excel’de tutulabilir mi?

Tutulabilir; formun üç tablosunu (kür, randevular, ödemeler) üç sayfa olarak kurman yeter. Excel’in zorlandığı yer, kalan seansın randevuyla kendiliğinden eşleşmemesidir: her seanstan sonra birinin dosyayı açıp güncellemesi gerekir. Paneldeki listeyi Excel’de açmak istersen Aktif Müşteriler ekranındaki Excel Aktar onu CSV dosyası olarak indirir.

Kür bittiğinde form ne olur?

Formu atma; müşterinin kür geçmişi bir sonraki satışta işine yarar. Panelde son seans da düştüğünde kür kendiliğinden kapanır (satış listesinde "Bitti", müşteri kartında "Tamamlandı" yazar). Son seansın takvim kartındaki sarı "Son" rozeti, yenileme konuşmasını unutmaman için bir işarettir.