Güzellik salonu müşteri takip formu: hangi bilgiler gerekli, hangileri gereksiz?

Güzellik salonu müşteri takip formu üç katmandan oluşur: müşterinin kim olduğu ve ona nasıl ulaşılacağı, hizmet sırasında bilmen gerekenler (cilt tipi, alerji ve hassasiyet, renk formülü, cihaz ayarı) ve hangi mesajları almayı kabul ettiği. Bu üçünün dışında kalan bilgiyi kullanmayacaksan forma koyma.

Müşteri takip formunun üç katmanı

Katmanları ayırmak formu okumayı kolaylaştırır. Resepsiyondaki kişi ilk katmana, uzman ikinci katmana, mesaj gönderen kişi üçüncü katmana bakar; kimse kendi bilgisini başkasının satırları arasında aramaz.

Güzellik salonu müşteri takip formu örneği

Aşağıdaki formu A4’e yazdırabilir ya da bir tabloya aktarabilirsin. “Hangi hizmette” sütunu, salonunda yapılmayan hizmetin satırını silmen için var.

• “Yok” da bir cevaptır. Alerji satırı boşsa sonraki uzman bunun sorulup sorulmadığını bilemez.
• Formül değişince eskisini silme. Yeni formülü tarihiyle alta ekle; bir sonraki işlemde neyin değiştiği görünsün. Panelde Renk formülü ve Cihaz parametreleri tek satırlık alanlardır ve eski değeri ayrıca saklamaz; değiştirirken yeni değeri tarihiyle eskisinin yanına yaz.
• Seans bilgisi bu formun konusu değil. Kür seanslarının sayısını ve geçerlilik süresini seans takibini anlattığımız yazıdaki ayrı formda tut.

Sormana gerek olmayan bilgiler

Her soru formu uzatır, müşteriyi yorar ve elinde tuttuğun bilgiyi gereksiz yere çoğaltır. Ölçü basit: bilgiyi hangi işte kullanacağını söyleyemiyorsan sorma.

Akışta’nın Yeni Müşteri formunda da T.C. kimlik, il, ilçe ve açık adres alanı yok; varsayılan olarak zorunlu olanlar yalnızca ad soyad ve telefon.

Hatırlatma kanalı ile kampanya onayı neden ayrı sorulur?

Hatırlatma, müşteriye aldığı randevuyu haber verir. Kampanya, indirim ve doğum günü mesajı ise onu yeni bir satışa çağırır. Müşteri hatırlatma isteyip kampanya istemeyebilir; ikisini tek kutuda sorarsan neyi kabul ettiğini sonradan ayıramazsın.

Akışta’da Yeni Müşteri formunda ve kartın Düzenle penceresinde bu ikisi ayrı bölümlerdir. Kanal kanal şöyle çalışır:

• SMS hatırlatması: Yeni kayıtta işaretli gelir; müşteri istemezse kaldır. SMS bağlantın (NetGSM) kuruluysa randevudan 24 saat ve 2 saat önce gider; metin sabittir ve yalnızca tarih ile saati yazar.
• WhatsApp hatırlatması: İşaretsiz gelir; yalnızca müşteri WhatsApp’tan almak istediğini söylerse işaretle. WhatsApp bağlantın kuruluysa ve Meta’da onaylattığın hatırlatma şablonu panele yazılıysa gider.
• Kampanya ve duyuru onayı: İşaretsiz gelir; yalnızca müşteri açıkça kabul ettiyse işaretle. İşaretlediğinde onay tarihi kaydedilir; onayı kaldırdığında ret kaydı tutulur.
• Kampanya, doğum günü ve paket yenileme mesajları yalnızca kampanya onayı olan ve SMS kanalı işaretli kişilere, yalnızca SMS ile gider; WhatsApp’tan gitmez.

Hatırlatma mesajının ne zaman gönderileceğini ve örnek metinleri randevu hatırlatma mesajı yazımızda anlattık. Kampanya onayının hukuki şartlarını karşılamak, İYS kaydı ve onayın ispatı işletmenin sorumluluğundadır; ayrıntı için uzmanına danış.

Önce/sonra fotoğrafı: dikkat edilecekler

Önce/sonra fotoğrafı, işlemin seyrini müşteriyle birlikte görmeni sağlar. Ama yüzü ya da vücudu gösteren bir fotoğraf, formdaki en hassas bilgilerden biridir.

• Çekmeden önce sor. Fotoğrafı ne için çektiğini söyle; sosyal medyada paylaşmayı düşünüyorsan bunu ayrıca sor.
• Kişisel telefonda bırakma. Fotoğraf, uzmanın galerisinde değil salonun kayıt düzeninde, müşterinin dosyasında dursun.
• Aynı koşulda çek. Aynı ışık, aynı açı ve aynı mesafe; yoksa karşılaştırma yanıltır.
• Tarih yaz. Hangi fotoğrafın hangi işlemden önce çekildiği belli olsun.

Güzellik merkezi panelinde müşteri kartının Fotoğraflar sekmesine Öncesi, Sonrası ya da İlerleme olarak fotoğraf yüklersin; aynı tarihte yüklenenler yan yana durur. JPEG, PNG ve WebP kabul edilir, dosya en fazla 8 MB olabilir. Fotoğrafları müşteri kartını görme yetkisi olan kullanıcı görür; yüklemek ve silmek için müşteri ekleme ve düzenleme yetkisi gerekir.

Akışta’da müşteri kartı ve Dinamik Alanlar

Kâğıt formun karşılığı panelde müşteri kartıdır. Kayıtta merkez türü olarak Güzellik merkezini seçtiğinde karta dört hazır alan gelir: Cilt tipi (Kuru, Yağlı, Karma, Hassas, Normal seçenekleriyle), Alerji ve hassasiyetler, Renk formülü ve Cihaz parametreleri.

1. Müşteriler ekranında Yeni Müşteri düğmesine bas. Ad Soyad ve Telefon zorunlu; doğum tarihi ve cinsiyet isteğe bağlı.
2. Randevu hatırlatmaları bölümünde SMS ve WhatsApp kutularını müşterinin isteğine göre bırak ya da değiştir. Kampanya ve duyuru onayı kutusunu yalnızca açık kabul varsa işaretle.
3. Formun altındaki İşletmeye özel alanlar bölümünde dört hazır alanı ve kendi eklediğin alanları doldur.
4. Müşteri Oluştur ile kaydet. Dolu özel alanlar kartın başında görünür; sonradan değiştirmek için kartın sağ üstündeki Düzenleyi kullan.

Hazır alanlar yetmezse Ayarlar › Dinamik Alanlar › Yeni Alan Ekle ile kendi sorularını eklersin. Tip olarak ekrandaki Uzun Metin (formda tek satırlık kutu olarak çıkar) ya da Çoktan Seçmeli seçeneğini kullan; Çoktan Seçmeli’de seçenekleri virgülle yazarsın. Doldurulması şartsa Zorunlu Alanı işaretleyip Alan Oluştura basarsın; alan bundan sonra kayıt ve düzenleme formunda çıkar.

“Tercih ettiği uzman” için hazır alan yok. Daha önce randevusu olan müşteriyi yeni randevuda seçtiğinde panelin müşteri hafızası önerisi en sık tercih ettiği uzmanı, hizmeti, kabini ve saati yazar. Kürler ise aynı kartın Satış Kürler sekmesinde durur. Salon için kurulan panelin bütün anlatımı güzellik salonu programı sayfasında.

KVKK notu: müşteri bilgisini korumak

Müşteri takip formunda ad, telefon, alerji ve fotoğraf gibi kişiye ait bilgiler durur. Bunları korumak için günlük işte şu önlemler işe yarar:

• Erişimi daralt. Kimin müşteri kartlarını göreceğini Ayarlar › Kullanıcı & Yetkiler içindeki rollerde belirle: Müşteriler yetkisi Erişim Yok, Sadece Görüntüleyebilir ya da Müşteri Ekle/Düzenle/Sil olarak verilir.
• Herkes kendi hesabıyla girsin. Ortak şifre, kimin ne yaptığını belirsiz kılar.
• Dışa aktarılan dosyaya dikkat et. Müşteri listesindeki Excel Aktar, işletmeye özel alanları (alerji dâhil) ve izin sütunlarını CSV dosyasına yazar. Dosyayı ortak bilgisayarda ya da mesajlaşma grubunda bırakma.
• Kâğıt formu kilitle. Kâğıtla devam ediyorsan formları kilitli dolapta tut.

Panel yetki, hatırlatma izni ve kampanya onayı alanları gibi araçlar sunar; uyumun sorumluluğu veri sorumlusu olan işletmededir. Aydınlatma metni, açık rıza ve saklama süresi gibi konuları işletmene göre bir uzmanla değerlendir.

Kontrol listesi: formu bu hafta kur

1. Örnek formdan salonunda yapılmayan hizmetlerin satırlarını çıkar.
2. Alerji satırını her müşteride doldur; cevap yoksa “yok” yaz.
3. Renk formülünü ve cihaz ayarını tarihle tut.
4. Hatırlatma kanalını ve kampanya onayını ayrı sor; kampanya onayını yalnızca açık kabul varsa işaretle.
5. Kimin müşteri kartlarını göreceğini belirle; önce/sonra fotoğraflarını tek bir yerde topla.